J'ai attendu quelques jours avant de continuer mon bilan. En fait, j'attendais le passage au Conseil d'Administration du 7 juillet pour savoir si je pouvais énoncer ces réussites 2010/2011.
En effet, ce CA couronnait notre travail d'équipe car je présentais le premier Rapport d'Exécution Budgétaire de l'INP, suite aux RCE (Responsabilité et Compétences Elargies) qui accompagne le compte financier.
Mais je vais essayer de résumer tout ce que la DAF a mis en place en un an.
En arrivant le 1er juillet 2010, je me suis rendu compte que la prochaine grande échéance de ma direction était le budget. Curieusement, il n'existait pas de calendrier budgétaire et encore moins de notes d'instructions pour demander aux entités de se préparer à la remontée budgétaire.
Mon premier travail a été très facile, mais comme je l'avais écrit dans un message précédent, je me suis rendu compte que ce processus assez banal dans nos grandes entreprises, ne l'était pas dans mon nouvel établissement. Cela a permis en tout cas deux choses : mettre en place un dialogue entre les opérationnels (Directeurs administratifs des unités et chefs de service des fonctions support) et mettre en oeuvre un processus de gestion.
Le second travail a consisté de toute évidence à monter ce budget. Mais en découvrant les us et coutumes jusqu'alors employés, je me suis rendu compte que les entités remontaient les éléments budgétaires (bottom up) sans qu'il y ait un vrai arbitrage sur ceux-ci.
J'ai donc eu l'intention de modifier l'approche pour 2012 en essayant d'introduire un processus qui aurait les avantages du bottom up et du top down. En réalisant un benchmarking pour m'inspirer des pratiques d'université qui étaient déjà passées aux RCE, je me suis rendu compte qu'il existait une notion de dialogue de gestion. Le terme est très bien choisi, et bien entendu, nous l'avons repris pour la mise en place du budget 2012. Au delà des mots, il m'importait de rappeler qu'un budget devait être constitué à partir des objectifs de la stratégie et de la mise en oeuvre de plan d'actions. C'est un changement culturel très important que nous avons commencé. Le dialogue de gestion n'est pas encore terminé cette année mais nous sommes à l'une des étapes les plus importantes avec la remontée budgétaire prochaine et les arbitrages qui seront rendus en septembre. A suivre donc...
Dans le même temps que nous nous réorganisions, il a fallu mettre en place des méthodes de reporting plus adaptées au contexte économique actuel. Le suivi trimestriel des dépenses et recettes (il n'y en avait pas) par exemple ou encore les reprévisions trimestrielles. Là encore, ces nouvelles pratiques ont dû être accompagnées, expliquées tout en leur donnant un sens. Car il est nécessaire d'être très clair dans l'explication de cette mise en place de nouveaux outils. En effet, ils sont souvent perçus comme des outils de contrôle avant d'être vus comme des outils de pilotage.
Le passage aux RCE est une véritable révolution au sein du monde de l'enseignement supérieur et de la recherche. Entre autre, elles ont introduit le versement par l'état d'une dotation globale vers les établissements. A eux de pouvoir gérer et payer la masse salariale des fonctionnaires et des contractuels. Au delà de cette nouvelle pratique, il faut être vigilant et vérifier en permanence la soutenabilité dans le temps du paiement de cette masse salariale. C'est donc ainsi que nous avons réalisé le suivi de la masse salariale dès le 1er janvier et que nous continuons à progresser pour mettre en place une vraie gestion prévisionnelle de masse salariale, sans SI pour l'instant.
Sur les aspects plus organisationnels, je m'étais rendu compte que les formations des nouveaux utilisateurs SAP ne se réalisaient qu'une fois par an. Ce qui est assez gênant pour les nouveaux arrivants entre ces formations. Nous avons ainsi créé une formation d'une journée qui permet à tout nouvel utilisateur d'avoir une habilitation et commencer à travailler sur SAP sans trop de difficultés, en attendant la formation lourde, et pour laquelle j'ai rajouté une session à mi-année. Egalement, comme tous les utilisateurs SAP le savent, il n'est pas si aisé d'effectuer des reportings. Le montage de la formation et les premières sessions ont déjà eu lieu dans les trois mois de la création de la DAF.
On est en train de revoir les processus majeurs entre la direction de la Recherche et la DAF, pour plus d'efficience.
A mon grand étonnement, l'INP possède une culture orale et non écrite. Difficile alors pour les nouveaux comme moi, voire les plus anciens de connaître toutes les règles ou processus de l'établissement. Nous avons déjà quelques procédures fixant les règles de gestion, les rendant moins arbitraires et surtout plus compréhensives des utilisateurs.
Des chantiers, il n'en manque pas. Mais il fallait aussi consolider ce que faisait déjà l'INP avant mon arrivée, comme par exemple les fameuses Décisions Budgétaires Modificatives qui permettent de revoir le budget alloué l'année précédente pour réaliser de nouvelles ouvertures de crédit. Travail que j'ai coordonné avec les reprévisions pour aider les unités à les constituer.
Enfin, je l'ai cité en préambule de ce message, nous avons dû rédiger le premier rapport d'exécution budgétaire. Un travail qui nécessite la plus grande coordination avec les composantes et les Services Etablissement. C'est un travail analytique qui permet d'expliquer les écarts existant entre le réalisé et le budget de l'année 2010. Nous sommes partis de la page blanche. Sa présentation en a été faite au CA du 7 juillet 2011. Et je n'ai pas été mécontent d'avoir les félicitations du président du CA et de celles de mon administrateur général sur le travail effectué et les progrès accomplis depuis une année. Félicitations que je dois bien entendu à mon équipe qui a été présente pendant un an et qui sera encore là pour une nouvelle année riche de nouveaux projets à venir. Mais de cela, nous aurons l'occasion d'en reparler.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire